10 Reglas de etiqueta del correo electrónico para todo profesional

Las reglas de etiqueta del correo electrónico se refieren a los principios de comportamiento que uno debe usar al escribir o responder mensajes de correo electrónico. También se conoce como el código de conducta para la comunicación por correo electrónico. La etiqueta utilizada en el correo electrónico depende de a quién le escribimos: amigos y familiares, socios, clientes, superiores o subordinados. Ahora bien veamos cuales son las principales reglas de etiqueta al escribir correo electrónico o emails que te harán ver como todo un profesional.

1. Incluye un tema claro y no grites

Incluye siempre un tema que capture de qué trata tu correo electrónico. Si tu correo electrónico es urgente o requiere una respuesta inmediata, inclúyelo en la línea de asunto, pero hazlo con moderación. Si tu correo electrónico no es urgente, solo molestarás a las personas gritando lobo. No capitalices todas sus cartas, no importa cuán urgente sea su correo electrónico, ya que se verá agresivo, es como GRITAR POR CORREO ELECTRÓNICO.

2. Use siempre un saludo apropiado

Los saludos son muy debatidos. Muchos argumentan que siempre debes usar un saludo formal. Esto depende del destinatario. Si le escribes a un colega cercano o a su equipo, un “Hola” informal probablemente sea suficiente. Si estás escribiendo en una cadena de correos electrónicos donde el contexto ya se ha establecido en un correo electrónico anterior o incluso por teléfono, entonces está bien escribir sin saludar. Si le escribes a alguien que no conoce tan bien, siempre agrega un saludo formal y una introducción.

3. Solo usa taquigrafía si conoces a tus destinatarios

Si está escribiendo a su propio equipo sobre un proyecto que ha estado discutiendo, entonces puede escribir correos electrónicos breves e instructivos con una lista de viñetas. Esto significa que pueden entender rápidamente la tarea y es mucho más fácil de leer en un teléfono inteligente. Sin embargo, enviar una nota como esta a personas que no conoces puede hacer que parezca franco, grosero e incluso un acosador. Si no tienes una relación preexistente con el destinatario, primero debe construir una antes de escribir correos electrónicos abreviados.

4. Ten cuidado de usar el humor o el coloquialismo en todas las culturas

Ten en cuenta que los refranes o coloquialismos divertidos pueden ser completamente mal interpretados por sus colegas en las oficinas en el extranjero. En el peor de los casos, podrías insultarlos, en el mejor de los casos; puedes hacer que se sientan confundidos o excluidos.

5. Considera el propósito de su correo electrónico

Indique siempre si su correo electrónico necesita una acción y cuándo. Los correos electrónicos abiertos pueden ser confusos. Es útil tener una acción o incluso informar al destinatario que no se requiere ninguna otra acción. Antes de hacer clic en enviar, visualiza lo que desea lograr y modifica tu idioma como tal.

6. Piensa antes de usar emojis

Los emojis se han introducido en el uso diario. Con el aumento de la comunicación por correo electrónico y mensajes de texto, es imposible ver las expresiones faciales, por lo que las personas agregan caras sonrientes para suavizar sus correos electrónicos. Sin embargo, esto podría hacer que el remitente parezca menos profesional. Depende de la norma en su organización y sector, pero tenga en cuenta cuándo y a quién envías emojis. Si los envía a personas que conoce bien y sabe que los comprenderá, entonces está bien. Si no es así, considere si realmente son necesarios.

7. No presiones responder a todos o CC a todos

Solo responde el email a quien corresponde. Puede ser molesto ser copiado en cada correo electrónico o ver cada respuesta en una cadena si no es relevante para su destinatario.

8. Responde a tiempo

Siempre responde dentro de las 24 horas, incluso si se trata de una confirmación de haber recibido una comunicación por email. Si requiere una mayor respuesta, explica que volverá con una respuesta adecuada dentro de un plazo definido. ¡A la gente no le gusta que la ignoren!

9. Piensa en dónde podría terminar tu correo electrónico

Nunca uses lenguaje inapropiado en un correo electrónico de trabajo. La realidad es que tu correo electrónico permanecerá en el servidor mucho después de que lo haya eliminado. El problema puede resolverse, pero tu correo electrónico seguirá existiendo y no querrás meterte en problemas por algo que escribiste tontamente sin pensarlo mucho.

10. Siempre revisa la ortografía

Enviar correos electrónicos con errores ortográficos y gramaticales puede ser irritante para los colegas. Podrían implicar que eres demasiado vago para usar el corrector ortográfico antes de hacer clic en enviar. Tómate el tiempo para volver a leer sus correos electrónicos, asegúrate de que tengan sentido y tengan el tono correcto antes de enviarlos.