Los documentos informáticos están disponibles en dos formatos: copia dura y copia suave. Una copia dura es una copia impresa es la forma física real del documento, por lo general se imprimió en papel. Una copia suave es una copia electrónica del documento que está todavía en el equipo.
Las diferencias entre copia dura y copia suave se listan a continuación:
| Copia Suave – Soft Copy | Copia Dura – Hard Copy |
| Documento electrónico | Documento impreso |
| Ocupan menor espacio físico | Ocupan más espacio fisico |
| Raíz o base del documento | La copia dura se imprime a partir de la copia suave |
| Utilizada para realizar presentaciones visuales tipo PowerPoint | Utilizada para presentaciones impresas, cuaderno o folleto |
| Se almacenan en cualquier dispositivo electrónico como usb, cd, disco duro, etc | Documentos impresos se almacenan en archivos o bodegas físicas |
| Se puede colocar una contraseña de apertura o modificación | La seguridad requiere colocar candado de seguridad en el archivo físico |
| Son más fáciles de cambiar, solo basta modificar el documento origen. | No se pueden modificar |
| Pueden destruirse con virus o eliminarse accidentalmente | Pueden destruirse por desastres naturales o descuido personal. |
| Se pueden adjuntar a un correo electrónico y enviarse por Internet | Se puede enviar una copia por fax o correo normal |
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