Existen dos tipos de registros microfilmados. Uno lo constituyen los Registros Compilados: es decir investigaciones genealógicas realizadas por otras personas, como por ejemplo: biografías, historias de familias, genealogías. El segundo tipo lo constituyen los Registros Originales: es decir, los que se crearon en el momento o cerca del momento de un acontecimiento, un casamiento, un fallecimiento, un censo.

La posibilidad de disponer o no de microfilms de una localidad determinada, depende de los contratos de microfilmación que se hayan realizado. Algunas localidades, provincias, diócesis, etc. no han permitido que la Sociedad Genealógica de Utah microfilme sus archivos. Otros lo han permitido pero con restricciones para la consulta.

Aseguradas en una catacumba de piedra dentro de la ladera de una montaña situada en el cañón Little Cottonwood de Utah, las Bóvedas de Registros en la Montaña de Granito de La Iglesia de Jesucristo de los Santos de los Ultimos Días guardan una de las colecciones más grandes de registros genealógicos filmados. A unos 60 metros por sobre el camino del cañón, la fila de portales gigantes y del edificio de concreto que sobresale del sólido granito, son sólo una muestra de lo que se encuentra detrás de la roca.

Una red de túneles que alcanzan cerca de 210 metros hacia el interior de la montaña, almacena más de 2,3 millones de rollos de microfilme, el equivalente a cerca de 6 millones de volúmenes de 300 páginas cada uno. También alberga 180.000 juegos de microfichas, las que contienen aproximadamente 900 imágenes cada una. “No existe otra instalación como esta”, dice Wayne Metcalfe, director de Apoyo y Servicios al Exterior del Departamento de Historia de la Iglesia y de la Familia. “Ninguna otra organización tiene algo que se le compare”.

Esta nueva tecnología consiste en la captura de imágenes o documentos de texto mediante un proceso de scaneo y su posterior almacenamiento en un soporte óptico o magnético. El documento digitalizado es inmediatamente accesible y reproducible a través de una computadora, sin que exista pérdida de calidad en sus sucesivas copias o accesos.

La microfilmación consiste en copiar documentos de texto y/o imagen en soporte de película, a escala reducida.

• Ahorro sustancial de espacio (mas del 98%)
• Ahorro de elementos de archivo (armarios, estanterías, carpetas, etc.)
• Acceso y localización rápido, y consulta ágil.
• Seguridad derivada, de que al ser de menor volumen es más sencillo y económico asegurar la documentación contra robos, incendios, insectos y roedores, etc.
• Seguridad en la conservación de la información y documentos, ya que estos en el microfilm son inadulterables. No se puede modificar la información.
• El microfilm es más fácil y económico de distribuir y de reproducir, pues una copia del microfilm cuesta muy poco, y al ser esta de pequeño tamaño, tiene poco flete o gastos de envío.
• En los formatos normales es posible que en cada rollo de microfilm de 16 mm puedan estar contenidos 2.800 documentos tamaño oficio, 5.600 de tamaño carta, y más de 11.000 del tamaño de un cheque, y este de ambos lados.

Para la recuperación de las imágenes del microfilm solo basta un aparato que básicamente consiste en un lente de microscopio que proyecta la imagen de la película en una pantalla. La búsqueda de los documentos esta normalmente ayudado por un computador, que es el que guarda en la memoria los posicionamientos de los documentos contenidos en los rollos. Si se desea rescatar información se lo puede hacer a través de la pantalla, pero si se quiere restituir el documento en papel, se lo puede hacer por medio de un lector impresor de papel común, que cumple las dos funciones: mostrar en pantalla e imprimir en papel una copia del documento mostrado. Habitualmente los equipos lectores o lectores impresores son sencillos y económicos. No requieren mayormente de mantenimiento, y los insumos se reducen a papel y tonner en los lectores impresores.

Los rollos de microfilm se pueden guardar indefinidamente (se estima su duración en 500 años en pruebas de envejecimiento acelerado). Normalmente se usa en la visualización, una copia diazoica (muy económica), y el original se lo guarda. Solamente se usa este para hacer copias de trabajo.

LA TÉCNICA DE LA MICROFILMACION POR SALIDA DIRECTA DE COMPUTADOR – ( C . O . M . )

Computer Output Microfilm, es una técnica de archivamiento de documentos, que consiste en microfilmar todos los datos que se generan en un computador y que tienen salida por impresora. De manera que, en vez de generar los listados en papel, se imprimen directamente en microfilm, con el consiguiente ahorro de dinero, tiempo y espacio, ya que 270 hojas de impresora de 132 columnas pueden contenerse en una pequeña microficha de tan solo 10 x 15 centímetros.

Los sistemas llamados COLD, es una mezcla de la microfilmación C.O.M. y de digitalización. El Spool de impresión se graba por medio de un complejo software en DISCOS ÓPTICOS o CD-ROM. La imagen se puede visualizar en computadores, pero al mismo tiempo son posibles múltiples operaciones de búsqueda o de cálculos matemáticos. De esta manera la imagen se transforma para visualizarse en datos a los que pode-mos someter a diversos tratamientos y selecciones.

De esta reducción o miniaturización de los documentos, se derivan todas las aplicaciones y, por consiguiente sus grandes ventajas. La operación se lleva a cabo con maquinas especiales, que básicamente funcionan como cámaras fotográficas, y que son manejadas por personal especializado que, continuamente están controlando toda la operación. De esta manera se tiene un producto de altísima calidad archivistica.

Existen normativas internacionales muy precisas para el control de la calidad del microfilm, y que muchas legislaciones exigen su aplicación para